Desde hace varios años la Universidad de San Carlos de Guatemala promovió el consenso de un proyecto -tomando en cuenta su iniciativa de ley que le concede la Constitución- el cual establecía el Sistema Nacional de Archivos, como estrategia técnica para regular los mecanismos profesionales de archivo documental, así como formar instituciones propias de lo que se considera un patrimonio cultural de la Nación.
Para este ejercicio de consenso, varios expertos se reunieron y buscaron la participación de los encargados de los archivos públicos institucionales, tomando en cuenta la inercia y fuerza que había generado la aprobación reciente –en ese entonces- de la Ley de Acceso a la Información Pública. Aunado a ello, se verificó mediante un diagnóstico muy somero, la realidad ya conocida en casi todo el mundo y de la cual Guatemala no es ajena, que explica que tanto en iniciativa privada como pública, los documentos que se generan por trabajo, no son objeto de resguardo ni orden, evitando que se puedan efectivamente denominar un “archivo”. Inclusive, aunque lamentable, lo que se ha desaprovechado en materia de tecnología, puesto que en estos días, en donde la globalización ya permite la creación de documentos y archivos electrónicos, también éstos deben ser ordenados y se encuentran en gran medida, sin un clasificatorio efectivo, lo que resta que gobernantes y gobernados puedan sentirse seguros jurídicamente de la información que producen de forma periódica.
La Usac engavetó el proyecto luego de recibir algunas injerencias gubernamentales, lo que fue aprovechado por el exvicepresidente Rafael Espada, para promover su propio proyecto, que no contó con la visión necesaria, ni logró proponer un verdadero sistema de archivística; en todo caso, también era un avance, para un vacío legal inexplicable para el país en pleno siglo XXI.
Los archivos nacionales, públicos y privados deben ser considerados de extraordinaria importancia, porque cuentan la historia de la sociedad, y la responsabilidad de quienes participan a diario en las gestiones del país, no solo de la vida política, pública e institucional, sino también la económica, jurídica, financiera, cultural, deportiva y en fin, una gran cantidad de información que debe, al producirse, ser sistematizada, conservada y puesta a disposición del público, salvo disposición legal en contrario.
La aprobación de un sistema de archivos mediante una ley, es solo el principio de todo un proceso cultural que debe ser adoptado nacionalmente, en especial por las instituciones públicas, y con énfasis quizá, las municipales. Este proceso, además debe involucrar mecanismos de tratamiento de documentos, previamente a convertirse en archivos históricos, para que los mismos puedan ser utilizados y resguardados adecuadamente. De ello depende el ciclo de vida del documento, que empieza por su uso y concluye con su archivo (lo que involucra su conservación).
Sin embargo, contar con una ley que establezca Instituciones, procedimientos, principios, responsables y mecanismos de tratamiento documental hace que el sistema empiece a configurarse, y con ello alcanzar en un mediano y largo plazo, la recuperación de la memoria histórica del país, con toda la riqueza que le caracteriza hoy y que ha tenido desde siempre.