El correo electrónico es hoy en día una de las formas de comunicarse más comunes y efectivas. Como toda comunicación, tiene sus reglas y normas de etiqueta. ¿Cuando utilizas este medio respetas sus normas? El siguiente artículo está escrito por la licenciada Ana María Gueli de Enríquez y me llegó por intermedio del Rincón del Bibliotecario. Debido a su interesante contenido, lo comparto con los lectores de mi columna en La Hora, dándole el merito a su autora. Póngale mucha atención.
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1. Piensa antes de escribir, un no rotundo a la impulsividad.
2. No escribas cuando estás enojado, la otra persona lo percibe y casi siempre no es la destinataria del enojo y si lo es, no es el mejor momento para comunicarse.
3. No escribas con mayúscula, es lo mismo que si estuvieras gritando.
4. Revisa la ortografía, te estás comunicando y debes hacerlo correctamente.
5. Utiliza correctamente los campos
– Para
– Con copia
– Con copia oculta.
6. Sé claro y concreto, lo que te llevará a ser breve.
7. La idea principal irá como primer párrafo.
8. Responde los correos electrónicos, aunque sea brevemente, lo mínimo que pondrás es que lo recibiste.
9. Utiliza el mail para informar, no para debatir, polemizar, reclamar, etc. Cuando dos personas discuten sin mirarse a los ojos pueden decirse cosas que provoquen malestar, además de mail cruzados que generalmente son con copia a superiores que lo que hacen es solo profundizar diferencias. Nunca debes escribir nada que no le dirías frente a frente a otra persona.
10. Solo copia CC a las personas que realmente sea necesario, no lo utilices con el concepto por las dudas copio.
11. Utiliza el campo Subject/ Asunto /Subject Line correctamente, incluye un encabezado pertinente para el mensaje, de esta manera el mensaje se podrá localizar más rápidamente. Cámbialo cuando estés contestando algún mensaje cuyo tema ya dejó de ser el original.
12. No abuses de las abreviaturas.
13. Incluye la firma al final de los mensajes de correo electrónico. La firma de pie de página debe incluir nombre, posición, dirección de Internet, número de teléfono, no debe exceder de 4 líneas.
14. Responde todas las preguntas que vienen en el mensaje que recibiste.
A partir del próximo mensaje que escribas, utiliza estas sencillas reglas, de esta manera estarás dando una imagen profesional al mismo tiempo te estarás comunicando más eficientemente. Fuente: Rincón del Bibliotecario:
http://www.cvana.com/CVANA_WebSite.nsf/Main?OpenFrameSet&Frame=Main&Src=/CVANA_WebSite.nsf/main?OpenForm&AutoFramed&SFName=Newsletter&SWFName=Navegador161360