Por requerimiento de algunos amigos y colegas lectores, hoy comentaré nuevamente sobre la forma y la frecuencia de cómo emitir las constancias de retención de Impuesto Sobre la Renta –ISR– para empleados durante el año 2014, con base en el Decreto 10-2012 Ley de Actualización Tributaria y en el Reglamento del Impuesto sobre la Renta –ISR–, el Acuerdo Gubernativo 213-2013.

Veamos primero lo que establece la Ley: En el artículo 78 del Decreto 10-2012 Ley de Actualización Tributaria –LAT–, se establece que los agentes de retención, proporcionarán a los trabajadores a quienes les retenga, dentro de los 10 días inmediatos siguientes de efectuado el pago de la renta, las constancias que indiquen:  a) El nombre, b) Número de Identificación Tributaria del patrono, c) Número de Identificación Tributaria del trabajador, d) la renta acreditada o pagada y e) el monto retenido.

Al analizar el párrafo anterior, vemos que la Ley no menciona si esa Constancia de Retención podría ser creada por el patrono en el formato que ellos creyeran conveniente, o bien, si las herramientas como el RetenISR2 de Escritorio o el RetenISR Web (para contribuyentes especiales) proporcionarían dicho formato. En la práctica observamos que SAT implementó en ambas herramientas dicho formato para emitir las constancias mensuales (SAT-1921 Constancia de Retención del Impuesto sobre la Renta del Trabajo), por lo tanto, los contribuyentes pueden optar por utilizar dicho formato, excepto que prefieran aplicar lo que veremos en el párrafo siguiente. Vale la pena comentar, que el RetenISR da una opción sencilla de imprimir las constancias de retención, cargando un archivo en Excel a dicha herramienta, por supuesto, si es que la herramienta no falla, ya que a veces por unos centavos, se vuelve necesario rectificar o bien realizar un procedimiento de homologación ante SAT, que puede tardarse varios días o semanas.

No obstante lo anterior, veamos ahora lo que establece el Reglamento del ISR: En el artículo 70 del Reglamento, se establece que la constancia de retención mensual del ISR, practicada a los trabajadores en relación de dependencia a que se refiere el artículo 78 de la Ley, podrá ser incorporada en la boleta de liquidación del pago del salario mensual, o documento equivalente, en que se detallen los descuentos practicados. Para el efecto, dicha boleta o documento deberá contener los datos establecidos en dicho artículo (literales de la a) a la e) 2 párrafos arriba), y el mismo sustituiría la constancia SAT-1921 que emite el RetenISR2 de escritorio o RetenISR Web. Si el patrono decidiera aplicar lo que se menciona en este párrafo en sustitución de emitir las Constancias en las herramientas RetenISR, deberá emitir una constancia final del impuesto retenido durante todo el período utilizando el RetenISR, dentro de los 10 días hábiles, contados a partir de la fecha en que se efectúe el último pago correspondiente del período de liquidación definitiva anual del empleado.

En conclusión entonces, en términos generales, las constancias de retención de ISR para empleados deben emitirse en forma mensual, ya sea utilizando el RetenISR para emitir las constancias SAT-1921, o bien utilizando la boleta de pago mensual que emite el patrono, siempre y cuando cumpla con incluir los datos generales que requiere la Ley. Que Dios los bendiga.